Tuottavuutta ruohonjuuritasolla
Tällä tekstillä haluan herätellä sinua pohtimaan omaa tuottavuuttasi. Tuottavuushan tarkoittaa suunnilleen sitä, että kuinka paljon saadaan aikaiseksi suhteessa tehtyihin panostuksiin. Eli esimerkiksi, montako tuotetta työntekijä saa valmistettua tunnin aikana tai montako asiakasvierailua myyntimies ehtii päivän aikana tekemään. (Tuottavuuden lisäksi on tietenkin olennaista keskittyä myös siihen, mitä tehdään ja minkä takia. Pelkät asiakasvierailut eivät itsessään välttämättä auta firmaa ollenkaan, joten mittaamisen tulisi keskittyä ehkä johonkin oleellisempaan.)
Liian usein tuottavuudesta puhuttaessa keskustelun pilaa kuitenkin se tyypillinen mörkö, eli vastakkainasettelu. Sen seurauksena monella on kuvitelma, että tuottavuuden parantaminen tarkoittaisi automaattisesti esimerkiksi työpäivien pidentämistä tai palkkakustannusten pienentämistä. Yleinen asenne keskustelussa on se, että tämä tuottavuuden lisääminen on nyt teiltä pois ja meille hyödyksi, tai päinvastoin. Fakta on kuitenkin se, että tuottavuusongelmia voi ratkaista myös asenteella win-win.
Viime aikoina julkisuudessa on väännetty kiky-sopimuksesta ja n. 10 %:n ”tuottavuusloikasta”, jonka saavuttamiseksi vuosittaista työmäärää päätettiin lisätä 24 tunnilla. Valtion näkökulmasta tuottavuus taitaa olla vähän monimutkaisempi asia, mutta yksittäisen työntekijän näkökulmasta 10 %:n tuottavuuden lisäys tarkoittaisi suunnilleen seuraavaa: 40-tuntisen viikon työt pystyttäisiin tekemään 36,5 tunnissa. Eli ”tuottavuusloikan” tekemiseksi työviikosta pitäisi löytää yhteensä 3,5 tunnin edestä ajallista säästöä.
Onko tämä 3,5 tuntia viikossa sitten paljon vai vähän? Riippuu varmasti työtehtävästä, mutta monella tuo puolikas työpäivä voi kulua esimerkiksi turhissa palavereissa, ongelmatapauksen selvittelyssä tai matkalaskujen ja muiden hallinnollisten toimenpiteiden tekemisessä. Oma hataralla pohjalla oleva uskomukseni on, että useimpien suomalaisten tuottavuutta voitaisiin parantaa hetkessä vähintään tuo 10 % jo pelkästään työtekniikoihin ja priorisointiin keskittymällä.
Miksi yritykset eivät keskity tuottavuuden parantamiseen?
Jos tuottavuuden parantaminen kerran on niin yksinkertaista, niin miksei sitä sitten vielä ole tehty? Itse asiassa onkin, mutta se työ ei onneksi tekemällä lopu. Osaaminen sekä uudet teknologiat ja liiketoimintamallit kehittyvät koko ajan, mikä mahdollistaa aina uusien innovaatioiden tekemisen. Yhtenä ongelmana on kuitenkin se, että yritys ei voi keskittyä kaikkeen. Simplef Oy:n kohdalla tämä näkyi esimerkiksi siinä, että nettisivujen tekeminen ja kirjanpitoasiat päätettiin muutaman kokeilun jälkeen siirtää ulkopuolisten ammattilaisten vastuulle.
Monissa yrityksissä tuottavuuden parantaminen on joutunut siihen kategoriaan, joka työnnetään aina syrjään kiireellisempien töiden edestä. Tämä onkin ehkäpä suurin syy siihen, miksi perustin Simplef Oy:n: Suomalaisissa yrityksissä on valtava tarve henkilöille, jotka pystyvät ja haluavat muuttaa vanhentuneita tai muuten tehottomia toimintatapoja paremmiksi. Oma tavoitteeni on auttaa ihmisiä tekemään työnsä nykyistä helpommin ja nopeammin sekä samalla aiheuttaa pienen vau-efektin siitä, että oma työ muuttuikin yllättäen paljon sujuvammaksi.
Tässä kohtaa lienee hyvä tarkentaa, että useimmat yritykset kyllä keskittyvät myös tuottavuuden parantamiseen. Kyse on ehkä enemmänkin siitä, että tyypillisesti yrityksissä keskitytään isompiin asioihin, kuten uusiin tehokkaampiin tuotantolaitteisiin ja toiminnanohjausjärjestelmiin. Simplef Oy taas tähtää pienempiin yksityiskohtiin, kuten yksittäisten työntekijöiden työtekniikoihin, toistuvien työvaiheiden automatisointiin sekä osastojen välisen tiedonkulun parantamiseen.
Tietokoneajokortti pakolliseksi kaikille
Yhä suurempi osa työstä tehdään nykyisin tietokoneella, jonka avulla tuottavuutta on saatu nostettua merkittävästi. Suurin osa toimistotyöntekijöistä ei kuitenkaan osaa käyttää tietokonetta tehokkaasti. Tämä ei ole mikään syytös, vaan monessa eri keskustelussa esille noussut havainto. Syitä tähän ongelmaan on varmasti monia, mutta oleellista olisi keskittyä ongelman ratkaisemiseen. Muun muassa kymmensormijärjestelmä, pikanäppäimet sekä toimisto-ohjelmistojen toiminnot ovat enemmistölle vieraita, vaikka juuri näihin keskittymällä tuottavuutta voisi parantaa lähes ilmaiseksi. Tuottavuuden lisäyksen suuruusluokkaa on vaikea sanoa tarkasti, mutta aikaisemmin mainitsemani 10 % on varmaankin asteikon alareunassa.
Edellä mainittujen perusasioiden lisäksi kannattaa selvittää myös mahdollisuutta automatisoida osa työvaiheista. Säännöllisesti toistuvia tai paljon aikaa vieviä työvaiheita pystyy todennäköisesti nopeuttamaan hyödyntämällä tietokoneen kykyä etsiä, vertailla, lajitella ja muokata tietoja. Samalla kannattaa pyrkiä siihen, että samaa tietoa ei tarvitsisi täyttää moneen eri paikkaan ja että kaikki tarpeellinen tieto olisi helposti löydettävissä.
Korkoa korolle?
Einsteinin mukaan korkoa korolle -ilmiö on maailman kahdeksas ihme. Einsteinin lausahdus taitaa liittyä lähinnä sijoitusmaailmaan, mutta voiko kyseistä ilmiötä hyödyntää myös työelämässä? Sijoitusmaailmassahan ilmiön moottorina on pääoma, joka kasvaa jatkuvasti kiihtyvällä tahdilla.
Työelämässä pääoman tilalle voi sijoittaa ajan. Jos osan työajastaan käyttää työtekniikoiden kehittämiseen, alkaa sitä pikkuhiljaa kertyä lisää. Samalla karttuu myös osaamista, josta on hyötyä seuraavissa kehitysaskeleissa. Sijoittamalla säännöllisesti edes osan tästä lisäajasta ja osaamisesta uudelleen, alkaa korkoa korolle -ilmiö kiihtymään. Pitkäjänteiselle sijoittajalle, ns. elinikäiselle oppijalle, voi investointi tuottaa enemmän hyvää kuin mikään rahallinen sijoitus ikinä.
Mutta kuten sijoitusmaailmassa, myös työelämässä inflaatio rajoittaa rikastumista. Työelämän inflaatio aiheutuu siitä, että myös muiden yksilöiden ja organisaatioiden toimintatavat kehittyvät ajan mittaan. Ja hyvä niin. Edelläkävijälle on tarjolla kuitenkin hyvä korvaus siitä riskistä, että osa kehitysaskeleista saattaakin osoittautua harha-askeleiksi.
Lopuksi
Toivottavasti lukemasi teksti herätti sinut ajattelemaan omia ja organisaatiosi työtapoja. Omasta kokemuksesta voin todeta, että omiin työtapoihin on tapana tottua aika nopeasti, jolloin niistä on myös vaikea löytää kehitettävää. Siksi haastankin sinut miettimään, millä yksittäisellä muutoksella pystyisit tekemään työpäivistäsi samanaikaisesti sekä tuottavampia että mielekkäämpiä.