AUTOMATISOI KUNTASI TALOUSJULKAISUT KOONTITYÖKALUN AVULLA

Luo valmis viimeistelty talousjulkaisu yhdellä klikkauksella

Talousarviot, tilinpäätökset, osavuosikatsaukset. Mitäpä jos näiden kokoaminen julkaisukelpoiseksi paketiksi onnistuisikin yhdellä napin painalluksella?

Kuntien vastuulla on monenlaisia dokumentteja, joiden kokoamiseen tarvitaan lukuja, tekstejä, taulukoita ja kaavioita. Perinteinen tapa on tehdä tämä Wordilla ja Excelillä, mikä vaatii runsaasti yksinkertaista manuaalista työtä.

Simplef kehitti vuonna 2017 Laitilan kaupungille työkalun, jonka avulla yllä mainittua manuaalista työtä saatiin automatisoitua. Myöhemmin mukaan liittyi lisää kuntia ja huomasimme työkalun helpottavan merkittävästi kuntien talousosastojen työtä.

Yli 2 000 työtunnin kehitystyön ja testauksen jälkeen työkalu ratkaisee nyt yleisimmät toiveet ja haasteet talousjulkaisujen luonnissa. Suurimpana muutoksena perinteiseen tapaan työkalu vähentää työmäärää, poistaa epäselvyttä ja parantaa lopputulosta.

Hinnoittelu? – Kiinteä hinta, ei ikäviä yllätyksiä

Hinnoittelumallimme on helppo ja riskitön, sillä työkalu tarjotaan kiinteällä hinnalla. Myös käyttöönotto sisältyy hintaan, joten sinulle ei tule yllätyksiä. Asiakaspalvelu on käytössäsi kaikissa ongelmatilanteissa.

Lisenssimaksut ja muut vuosittaiset kustannukset? Työkalu myydään kertahinnalla, joten et sitoudu pakollisiin vuosimaksuihin. Meidän osaamisestamme on sinulle kuitenkin luultavasti hyötyä, joten tarjoamme neuvot, pienet muutokset ja uudet versiopäivitykset yhdellä kiinteällä hinnalla aina puoleksi vuodeksi eteenpäin.

Milloin kannattaisi aloittaa? – Vaikka heti, säästät kymmeniä työtunteja saman tien

Hinnoittelumallimme suosii aikaisin mukaan lähteviä. Jos venytät päätöstä tulevaisuuteen, teet vielä vuoden tai kaksi ylimääräistä manuaalista työtä dokumenttiesi kanssa, etkä edes säästä siinä mitään.

Onko hinta laskemassa lähitulevaisuudessa? Ennemminkin päinvastoin, sillä ratkaisumme kehittyy koko ajan paremmaksi. Osta heti, niin hyppäät oikean junan kyytiin ja pääset hyötymään tasaisesti parantuvista prosesseista.

Kädet (ja pää) jo valmiiksi täynnä muita kehitysprojekteja?

Tiedämme tunteen. Kymmenen projektia työn alla rinnakkain ja kaikkia pitäisi ehtiä potkimaan eteenpäin, samalla kun rutiinityöt vaativat oman aikansa. Tässä muutamia yleisiä syitä, miksi koontityökalun käyttöönotto kannattaa ohjata muiden projektien edelle:

• Konkreettiset hyödyt saa käyttöön saman tien, vapautat aikaasi muihin projekteihin
• Helppo käyttöönotto, ei vaadi paljoa työaikaa sinulta tai työkavereiltasi
• Me vastaamme projektin eteenpäin viemisestä, ei pelkoa “ikuisuusprojektista”
• Muiden järjestelmien vaihtumiset eivät ei aiheuta sinulle lisäkustannuksia

Kuntien toimintaympäristö mullistuu jatkuvasti: on sotea, koronaa, työllisyysasioita, valtionosuuksia. Tilanne tuskin muuttuu lähitulevaisuudessa, joten anna meidän auttaa sinua taklaamaan jatkuvasti lisääntyviä velvoitteita.

Säästötalkoot meneillään? – Ota meidät mukaan talkoisiin

Koontityökalu ei ole mikään luksuspalvelu, vaan sen avulla kunnan talousosasto parantaa omaa tuottavuuttaan. Jos työtuntien vähentyminen ja prosessien selkeytyminen eivät ole riittävän konkreettisia säästökeinoja, pohdi vielä näitä näkökulmia:

• Talousjulkaisujen luontiin käytetyt tunnit eivät luo mitään uutta, vaan ovat pakollinen paha. Jos käytät samat tunnit (ja ennen kaikkea energian) esimerkiksi kannattavuus- ja kustannuslaskentaan, voit löytää helposti moninkertaiset vuosittaiset säästöt.
• Ehkä teilläkin talousarvion tai tilinpäätöksen laadinta keskeyttää muut projektit kuukaudeksi. Se on siis kuin jalassa roikkuva pallo, joka hankaloittaa askelia kohti autuaampaa tulevaisuutta. Voit poistaa ongelman helposti, joten mitä vielä odotat?
• Kun talousjulkaisut on automatisoitu, meiltä saat apua myös muihin kehitysprojekteihin. Älä säästä kuntaasi kurjuuteen, vaan ota ohjakset käsiisi ja rakenna talous ja prosessit kuntoon yksi pala kerrallaan.
• Suuri osa kunnan kustannuksista liittyy henkilöstökuluihin, joko suoraan tai ostettuina palveluina. Jos haluat löytää todellisia säästöjä, älä höylää 5 % henkilöstökuluista tai palveluiden ostoista, vaan aloita säästöt yksinkertaistamalla työtä aiheuttavia prosesseja (tällä tavoin kaikki voittavat!).

Kuulostaa liian hyvältä, miten tämä on mahdollista?

Asioiden tekeminen helposti ja yksinkertaisesti on Simplefin ydinosaamista, jota on harjoiteltu jo vuosia. Ratkaisumme taitaa olla markkinoiden yksinkertaisin, lisäksi meillä on ihan huipputason osaamista Excelistä ja Wordista.

Haluamme auttaa juuri kuntien talousosastoja. Teimme vuosia erilaisia Excel-työkaluja eri aloille ja eri käyttötarkoituksiin, mutta nyt keskitymme nimenomaan kuntiin ja kuntien talousjulkaisuihin.

Tavoitteenamme on, että vuoteen 2027 mennessä yli puolet Suomen kunnista kokoaa talousjulkaisunsa automaattisesti. Mikäli meidän ratkaisumme ei vakuuta, selvitä myös muut tarjolla olevat vaihtoehdot. Kunnilta vaaditaan koko ajan enemmän, mutta fiksulla automatisoinnilla tähän voidaan vastata kustannustehokkaasti.

Ai niin: Jos et ole tyytyväinen, peru kaupat ja saat rahasi takaisin!

Uskallamme luvata tyytyväisyystakuun työllemme: Jos työkalu ei toimi niin kuin odotit, korjaamme ongelmat tai perutaan kaupat ja saat rahat takaisin.

Olemme ratkaisemassa talousjulkaisujen aiheuttamaa tuskaa isommassa mittakaavassa, joten kehitysideat ja palautteet ovat meille arvokkaita. Mikäli ratkaisu ei vakuutakaan sinua, älä koe kauppojen peruuntumisesta huonoa omaatuntoa, vaan anna meidän kokea se.

Bonus: Koulutusta Exceliin ja Wordiin

Hyvät, juuri oikeaan käyttöön suunnitellut työkalut ovat vain yksi osa talousosaston menestymistä. Lisäksi tarvitaan myös juuri oikeanlaista osaamista. Siksi haluammekin paljastaa kaikki parhaat käytäntömme mm. Exceliin ja Wordiin liittyen myös asiakkaillemme.

Oletko kiinnostunut näkemään, miten Excelin käyttö sujuu ammattilaiselta, joka on pyrkinyt repimään kaikki mahdolliset hyödyt irti Excelistä viimeisen 8 vuoden ajan? Vai haluatko ennemmin saada itsellesi ja työkavereillesi muutamissa tunneissa kymmeniä tai satoja vinkkejä, joilla onnistut paremmin työssäsi päivittäin? Etenkin jälkimmäiseen saat apuja koulutussarjastamme, joka sisältyy koontityökalun vuosittaiseen palvelumaksuun.

Niin mitä hyötyä työkalusta nyt olikaan?

Asiakaskokemusten perusteella suurimmat hyödyt koontityökalusta ovat olleet seuraavat:

• Talousarvio- ja tilinpäätösprosessit selkeytyvät ja nopeutuvat
• Vähentää virhealtista manuaalista työtä (lukujen, taulukoiden ja kaavioiden päivittäminen)
• Vahvistaa talousosaston ammattitaitoa ja parantaa tehokkuutta
• Vähentää yllättäviä ongelmia ja kiireessä tehtäviä korjauksia
• Parantaa julkaisujen laatua, yhdenmukaistaa asetteluja ja ulkoasua
• Uuden työntekijän on helpompi oppia pitkälle standardoitu prosessi
• Selkeyttää tiedonkulkua tulosalueiden ja talousosaston välillä

Itse työkalun lisäksi myös oma toimintatapamme on kerännyt kiitosta mm. seuraavista asioista:

• Hyvä palvelu ja nopeat vastaukset ongelmatilanteissa
• Erinomainen osaaminen Excelistä ja Wordista sekä monista muista ohjelmistoista
• Asiakaslähtöinen palveluasenne ja hinnoittelumalli
• Aito halu ratkaista asiakkaiden ongelmia ja kehittää ratkaisuja eteenpäin

Referenssejä? – Onhan niitä

Pystymme oman arviomme mukaan tarjoamaan merkittäviä hyötyjä vähintään kolmannekselle Suomen kunnista. Tällä hetkellä koontityökalumme on käytössä seuraavilla kunnilla ja kaupungeilla:

• Auran kunta
• Euran kunta
• Hausjärven kunta
• Kannuksen kaupunki
• Konneveden kunta
• Laitilan kaupunki
• Oripään kunta
• Perhon kunta
• Pyhännän kunta
• Pyhärannan kunta
• Tohmajärven kunta
• Toivakan kunta
• Utajärven kunta
• Uudenkaupungin kaupunki
• Vehmaan kunta

Näiden lisäksi tehdään tasaisesti uusia käyttöönottoja, jotka valmistuessaan saadaan mukaan listalle.

Kiinnostuitko? – Soittele tai laita sähköpostia

Sovitaan etäpalaveri ja katsotaan, voisiko ratkaisustamme olla apua juuri teidän kunnallenne.

• Martti Luotonen, 040 7626 567, [email protected]
• Jouni Lapinkangas, 045 1181 441, [email protected]

Jokin vielä mietityttää?

Luit tänne asti, muttet vielä päättänyt ottaa yhteyttä? Koet ehkä ratkaisun kiinnostavaksi, mutta jokin on vielä epäselvää? Hyödyt vaikuttivat juuri niiltä mitä toivoitkin, mutta jotain vielä puuttuu?

Haluamme ymmärtää asiakkaitamme paremmin ja osata kertoa ratkaisustamme mahdollisimman hyvin. Lähetä meille sähköpostia ja esitä kysymyksesi, niin osaamme jatkossa auttaa sinua paremmin!